Wie nutzen Sie die 6-3-5-Methode im virtuellen Team? Welche Schritte folgen aufeinander? Wie fördern Vorgesetzte mit Brainwriting die Kreativität der Mitarbeitenden? Und wie unterscheiden sich die traditionelle und die neue Vorgehensweise? Tipps zur Umsetzung im Team. Mit Anleitung, die Sie Schritt für Schritt befolgen können.
Das Ziel von Brainwriting mit der 6-3-5-Methode ist es, neue Ideen oder Lösungsvorschläge im Team zu erzeugen. Die Methode kann etwa für neue Geschäftsmodelle, im Rahmen der Produktentwicklung oder für die Problemlösung eingesetzt werden. Durch die Methode 6-3-5 soll die Kreativität der beteiligten Personen gefördert werden.
Klassische Vorgehensweise beim Brainwriting mit der 6-3-5-Methode
Üblicherweise ist der Ablauf beim Brainwriting wie folgt: Sechs teilnehmende Personen erhalten je ein Arbeitsblatt, das mit drei Spalten und sechs Zeilen aufgeteilt ist. Insgesamt befinden sich auf jedem Arbeitsblatt damit 18Kästchen.
In der ersten Zeile generiert jede der teilnehmenden Personen drei Ideen zu einer definierten Frage- oder Aufgabenstellung. Das Arbeitsblatt wird nach einer vorab festgelegten Zeit – maximal fünf Minuten – im Uhrzeigersinn weitergegeben. In der zweiten Runde ist es die Aufgabe, die bereits von den Vorgängern formulierten Ideen aufzugreifen und zu ergänzen oder weiterzuentwickeln.
Jedes Arbeitsblatt wird insgesamt fünfmal weitergegeben, bis alle 18Kästchen ausgefüllt sind. Somit ergeben sich innerhalb von 30 bis 60Minuten bis zu 108Ideen oder Anregungen; sechs Teilnehmer multipliziert mit maximal 18Ideen pro Arbeitsblatt.
Normalerweise befinden sich die teilnehmenden Personen gemeinsam in einem Raum. Es geht aber auch anders: Online und ohne gemeinsame Präsenz vor Ort.
6-3-5 Methode online umsetzen – zwei Varianten
Wenn die Methode online durchgeführt wird, ist das Grundprinzip dasselbe wie bei der klassischen Präsenz-Variante. Jedoch befinden sich die teilnehmenden Personen nicht in einem Raum und das Arbeitsblatt kann physisch nicht weitergereicht werden.
Bei einer Online-Durchführung gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten:
- Die teilnehmenden Personen sind gleichzeitig online und die Methode wird in einem virtuellen Teamraum angewendet.
- Die teilnehmenden Personen sind nicht gleichzeitig online und der Austausch der Ideen erfolgt auf asynchrone Weise.
Gleichzeitiger Ideenaustausch im Teamraum
Bei der ersten Variante bestehen kaum Unterschiede zur klassischen Vorgehensweise, außer dass sich die Personen nicht gemeinsam an einem Tisch, sondern in einem virtuellen Raum befinden. Das Arbeitsblatt wird in Echtzeit entweder als E-Mail weitergeleitet oder in einer Cloud abgelegt, auf die alle anderen Teilnehmer direkt zugreifen können.
Hier ist besonders darauf zu achten, dass die Internetverbindung aller teilnehmenden Personen gut und stabil ist, damit es im Ablauf nicht zu Störungen und Verzögerungen kommt.
Asynchroner Ideenaustausch
Die zweite Variante weicht bewusst von den ursprünglichen Vorgaben der Methode ab. Die teilnehmenden Personen sind nicht gleichzeitig anwesend und gehen ihrer normalen Arbeit nach. Daher muss das Bearbeiten der Arbeitsblätter auf andere Weise in den Tagesablauf eingebaut werden. So werden die Arbeitsblätter nicht innerhalb von fünf Minuten weitergegeben.
Die Teilnehmer haben je nach Vorgabe 12 oder 24Stunden dafür Zeit, wodurch sich die Durchlaufzeit deutlich verlängert. Die Arbeitsblätter können dabei wieder in der Cloud abgelegt oder per E-Mail in einer festgelegten Reihenfolge an den nächsten Partner gesendet werden.
Anleitung: 6-3-5-Methode online asynchron durchführen
Vorbereitung
Die Methode, der Ablauf sowie die Frage- oder Problemstellung werden durch einen Koordinator vorbereitet. Zur Vorbereitung gehören die Formulierung der Fragestellung und das Zusammenstellen des 6-3-5-Teams. Zudem muss festgelegt werden, wie und durch wen die generierten Ideen und Anregungen bewertet werden. Eine gemeinsame und sofortige Bewertung im Anschluss ist in dieser Variante nicht möglich.
Kick-off
Im Anschluss an die Vorbereitung wird dem 6-3-5-Team das Thema und die Vorgehensweise in einem kurzen Kick-off während einer Videokonferenz vorgestellt. Dadurch können die Beteiligten Rückfragen stellen und Unklarheiten lassen sich direkt klären. Danach werden die Arbeitsblätter verteilt (zum Beispiel per E-Mail). Die Teilnehmer haben dann beispielsweise 24Stunden Zeit, ihre ersten drei Ideen zu generieren.
Erste drei Ideen erläutern
Da es wichtig ist, dass die ersten drei Ideen von allen verstanden werden, kann vor der ersten Weitergabe des Arbeitsblattes ein kurzes Online-Treffen stattfinden. Ziel ist dabei, dass jeder seine drei Ideen kurz erläutert, sodass die Ideen von allen verstanden werden. Alternativ oder zusätzlich können die Teilnehmer nach dem ersten Weiterreichen der Arbeitsblätter bei Unklarheiten Rücksprache mit dem jeweiligen Vorgänger halten.
Arbeitsblätter weitergeben
Die Arbeitsblätter werden immer in der gleichen Reihenfolge weitergegeben, so als sitzen alle an einem virtuellen Tisch. Nachdem die Arbeitsblätter einmal weitergereicht und die jeweils ersten drei Ideen geklärt sind, werden die Arbeitsblätter noch insgesamt viermal weitergereicht. Dann ist das Brainwriting abgeschlossen.
Ideen zusammenfassen
Nachdem der Koordinator die ausgefüllten Arbeitsblätter zurückerhalten hat, fasst dieser die Ideen und Anregungen so zusammen, dass sie möglichst einfach bewertet werden können. Bei der Bewertung geht es darum festzustellen, welche Ideen und Anregungen näher betrachtet werden sollen. Es soll dabei schnell und spontan entschieden werden.
Ideen bewerten
Die Bewertung wird durch die ausgewählten Personen einzeln vorgenommen. Als Bewertungssystem kann das allen bekannte Schulnotensystem eingesetzt werden. Die Personen, die bewerten, schicken ihre ausgefüllten Bewertungsbögen an den Koordinator zurück. Dieser sortiert die Anregungen und Ideen entsprechend der Benotung.
Die Ideen, die zum Beispiel mit der Note2 oder besser bewertet wurden, werden in einer zweiten Phase näher betrachtet. Hier wird gemeinsam während eines (virtuellen) Workshops überlegt, welche Ideen weiterbearbeitet und verfolgt werden. Abschließend werden alle Beteiligten über die Ergebnisse informiert.
Die folgende Abbildung zeigt in der Übersicht den Fahrplan für das Brainwriting nach der 6-3-5-Methode in der asynchronen Online-Variante.
© René Meurer
Vergleich zur traditionellen Vorgehensweise beim Brainwriting
Durch die alternative Form der 6-3-5-Methode verlängert sich zwar die Dauer des Prozesses deutlich. Jedoch erhalten die Teilnehmer insgesamt mehr Raum für Kreativität, da sie nicht unter einem hohen Zeitdruck stehen. Sie können sich ganz bewusst mit den Ideen der anderen auseinandersetzen und diese weiterentwickeln.
Zudem hat jeder Teilnehmer die Möglichkeit, in seinem eigenen Tempo zu arbeiten. Dies kann sich positiv auf die Qualität der Ideen und Anregungen auswirken. Und zuletzt setzten sich die teilnehmenden Personen über mehrere Tage immer wieder mit dem Thema und seinen Problemen und Möglichkeiten auseinander.
So wird nebenbei das unternehmerische Denken gefördert und der Blick für Innovationen und Verbesserungen geschärft.
Nachteil im Vergleich zur traditionellen 6-3-5-Methode ist, dass die Teilnehmer kein direktes Feedback für ihre Ideen bekommen und dass es insgesamt eine längere Wartezeit gibt, bis die Ideen und Anregungen bewertet und gegebenenfalls aufgegriffen werden können. Und der Aufwand zur Planung und Koordination ist höher.
